Електронен подпис: кой софтуер и приложения да избера?

С дематериализацията и развитието на дистанционната работа се развиха много професионални практики. Това е особено случаят с цифровия подпис, който благодарение на множество международни разпоредби запазва правния характер на ръкописния подпис. Не всички решения за електронен подпис обаче предлагат еднакви гаранции. Обясняваме как да изберем правилния софтуер или приложение.

Доскоро само ръкописният подпис беше официален, автентичен и неотменим. Всъщност, по отношение на критериите, позволяващи да се потвърди съответствието и правната стойност на подписан документ, такъв процес трябваше едновременно да докаже самоличността на подписващия (ите), като същевременно се удостоверява целостта на документа (документ №. не е модифициран между времето, когато авторът го е подписал, и времето, когато подписвачът е узнал за него). Следователно е разбираемо до каква степен може да изглежда сложно да се подписва цифрово документ от разстояние, като същевременно се запазват гореспоменатите свойства за идентификация и цялост.

Едва в началото на 2000-те години появата на първите закони, даващи електронни подписи, има призната правна стойност. От само себе си се разбира, че всеки регламент варира в различните държави. Като такъв, електронно подписаният договор трябва да дефинира приложимите за него закони, независимо дали обвързва страните, пребиваващи в една и съща държава или в различни страни.

Регламентът eIDAS (удостоверяване за удостоверяване на електронната идентификация и доверителни услуги) , който влезе в сила през 2016 г., определя стандартите и урежда правната стойност на електронния подпис в рамките на Европейския съюз. Той също така определя три вида подписи в зависимост от нивото на необходимата сигурност:

• Простият електронен подпис: ниска надеждност, установява условна връзка между две единици. Това може да е име в края на имейл или сканиран ръкописен подпис. Макар и обвързваща, правната му стойност е под въпрос, тъй като няма начин официално да се провери самоличността на подписалия го.

• Усъвършенстван електронен подпис: висока надеждност, изисква използването на сертификати, за да се гарантира целостта на документа, самоличността на подписалия (ите) и неотхвърлянето на подписа.

• Квалифициран електронен подпис: силна надеждност, основана на регулаторни ограничения относно проверката на самоличността на подписалия и защитата на ключа за подпис. Такова ниво на сигурност придава на този тип подпис същата стойност като ръчно подписания подпис лично.

Във Франция официалните текстове придават на цифровия подпис същата правна стойност като ръкописния подпис. От 2010 г. насам Общата справка за безопасност (RGS) дефинира регулаторната рамка, за да гарантира доверие в обмена между административни органи и граждани. За да обобщим, това е допълнителна сигурност, която гарантира автентичните и защитени от фалшифициране знаци на подписа, както и на документа (сертификат, времеви печат).

Въоръжен с всички тези подробности, към кой инструмент за цифров подпис трябва да се обърнете? Защото, разбира се, човек не подписва по същия начин разчет, компромис при продажба на недвижими имоти и договор за прехвърляне на репутация.

Тъй като това е специфичен метод за подписване, запазен за определен тип професия (адвокати, нотариуси, съдебни изпълнители и т.н.) и систематично изискващ физическо присъствие на подписалия (ите) (или физическа среща, която има настъпили през последните десет години), няма да обсъждаме софтуер и приложения, предназначени изключително за усъвършенствани електронни подписи.

От друга страна, като физическо лице, (микро) предприемач или ръководител на отдел „Човешки ресурси“ на голяма компания е толкова интересно да разгледате прости решения за електронен подпис, както и инструменти за електронен подпис, в зависимост от естеството на подписани документи.

Прости инструменти за цифров подпис

Майкрософт Уърд

Microsoft Word включва прост модул за подпис на Windows и macOS. Макар и занаятчийски, манипулацията дава възможност за запазване и бързо поставяне на печат върху документи с малко регулиране. Просто кликнете върху Вмъкване> Снимки> На това устройство, след което изберете сканирания от него по-рано подпис.

След като изображението е вмъкнато, можете да го надпишете с неговото име и собствено име, изберете цялото, щракнете върху Insert> QuickPart> Automatic insertion> Save selection в галерията за автоматично вмъкване В бъдеще ще бъде достатъчно да кликнете отново върху QuickPart> AutoText, след което да изберете запазения подпис, за да го прикрепите там, където е курсорът.

Microsoft Word по избор ви позволява да вградите документ с помощта на усъвършенстван подпис. Все още в раздела Вмъкване, този път трябва да изберете Подпис, след което да попълните полетата в диалоговия прозорец, който се появява. Блокът за подпис се появява на текущата страница. Чрез кликване върху него е възможно да се асоциира платен сертификат, който да удостоверява неговата автентичност и тази на документа.

Изтеглете Microsoft Word за macOS

Adobe Fill & Sign

Паралелно със своя водещ софтуер - и платен - Acrobat DC, Adobe разработи безплатно решение за цифрово подписване с Adobe Fill & Sign . Налично за Android и iOS, приложението управлява графики от ръка, улеснява инициалите и подписите на нерегламентирани документи. За удобство и бързина всеки потребител има две места за съхранение, посветени на подпис и инициали. След като бъдат запазени в приложението, пътищата могат незабавно да бъдат прикрепени и променени.

Не е изненадващо, че Adobe Fill & Sign е съвместим с всеки PDF документ. Още по-добре, приложението генерира PDF файлове от едно или повече изображения в галерията. Модулът за сканиране също така дава възможност за сканиране на физически документи с оглед цифровото им подписване. Във всички случаи бутонът за споделяне позволява на потребителя да изпраща подписания си файл чрез традиционни комуникационни канали (имейл, социални мрежи, незабавни съобщения, онлайн пространства за съхранение и т.н.).

Adobe Fill & Sign се опитва да разшири обхвата си и включва някои елементарни опции за попълване: въвеждане на текст, добавяне на символи и отметки. Не много гъвкави и не персонализируеми, тези допълнителни инструменти не заместват тези на приложенията и софтуера, специализирани в обработката на формуляри. От друга страна, те отстраняват неизправности на потребител, принуден да напише името си изцяло, преди да подпише.

Изтеглете Adobe Fill & Sign за iOS

Acrobat Reader DC

Инструментите за попълване и подписване на Adobe могат да бъдат намерени в Acrobat Reader DC . Идеален за подписване на PDF файлове на компютър, софтуерът ви позволява да попълвате формуляри, както и да записвате подпис и ръкописни инициали, които бързо се прикрепват към документите, които трябва да се подпишат.

Подобно на Microsoft Word, Acrobat Reader DC поддържа разширени подписи, при условие че придобивате сертификати от доверени организации на трети страни. Също така е възможно да се генерират самоподписани сертификати, степента на надеждност на които по същество се основава на връзката на доверие, съществуваща между подписващите и автора на документа.

Лицензополучателите на Acrobat DC Pro се възползват от същите тези инструменти за подписване, без допълнителни функции.

Изтеглете Acrobat Reader DC за macOS

Разширени инструменти за цифров подпис

DocuSign

DocuSign е посочен в списъка на EUTL и отговаря на изискванията за съответствие, наложени от регламента за eIDAS в контекста на усъвършенствани и квалифицирани подписи. Много пълна, платформата се интегрира с основните системи, използвани от компании като Microsoft, Google, Salesforce или Oracle инструменти. Самостоятелните приложения за Android и iOS дават на подписващите желаната гъвкавост.

Съвместим с много файлови формати, включително традиционните PDF и Doc (x), DocuSign разполага с арсенал от функции, които го правят цялостно решение. В допълнение към инструментите, специфични за подписа като такъв, авторът на документа може да добавя текст, полета за формуляри и квадратчета за отметка за подписалия. Интегрирането на ETSI-съвместими сертификати елиминира необходимостта от решение на трета страна. Опциите за споделяне рационализират обмена и гарантират сигурността на най-чувствителните документи. Бонус точка: подписващите услуги не могат да подпишат договор DocuSign, без първо да създават потребителски акаунт. Тази гъвкавост е отчасти отговорна за популярността на платформата.

И накрая, DocuSign предлага няколко метода за удостоверяване и проследяване на подпис, които да бъдат адаптирани към степента на регулиране на подписания документ.

DocuSign е платено решение, като пакетите варират от 108 до 456 евро годишно в зависимост от нуждите и броя на потребителите. Висока сума, която оправдава успеха му с (микро) компании, а не с физически лица. Въпреки това, безплатна, необвързваща пробна версия предлага на всеки възможността да прави еднократни транзакции за 30 дни.

Изтеглете DocuSign за Android
Изтеглете DocuSign за iOS

Вие подпишете

Френски конкурент на DocuSign, Yousign отбелязва всички полета за усъвършенстван и квалифициран подпис. Доверен доставчик на услуги, валидиран от ANSSI, сертифициран от регламентите на eIDAS и отговарящ на GDPR, платформата е насочена към (микро) компании и фрийлансъри, работещи ежедневно със законово регламентирани договори.

Като онлайн услуга Yousign е достъпна от всяко устройство, оборудвано с интернет връзка и браузър. Създаването на потребителски акаунт е от съществено значение. Платформата поддържа само документи в PDF формат.

Yousign е изграден около четим интерфейс. Таблото за управление изброява текущите процедури и показва състоянието на всеки обработен документ (в процес на изпълнение, завършен, отменен, предпочитан). Модул за създаване на процедура улеснява добавянето на членове и документи, както и настройката на общите параметри (име на процедурата, дата на изтичане, честота на напомняния, персонализирани съобщения за уведомяване). Интегрирането на подписващи касети е оставено на преценката на автора, който може да вмъкне толкова, колкото сметне за необходимо, на желаните страници и места. Възможно е да добавяте прикачени файлове само за четене към всяка процедура. Подобно на DocuSign, Yousignпозволява на външни подписващи лица да подписват документи, изпратени до тях, без да се налага да създават потребителски акаунт.

За по-голяма гъвкавост Yousign предлага API пакет за автоматизиране на процесите на подписване с помощта на бизнес инструменти, специфични за всяка компания (CRM, ERP).

Yousign е платено решение. Позволете поне 25 евро на месец и на потребител за достъп до онлайн услугата. За API пакет ще трябва да добавяте поне 75 евро на месец. 30-дневна пробна версия ви позволява да тествате нейната функционалност, преди да се ангажирате.

Достъп до Yousign през вашия браузър

ЗНАЧЕТЕ

Физически лица и микробизнеси с ad hoc нужди могат да се обърнат към опростени решения като SIGNply . Достъпно за Android, безплатното приложение интегрира EUTL (European Union Trusted Lists), което гарантира неговото ниво на съответствие с регламента eIDAS.

За разлика от други еквивалентни решения, SIGNply не изисква създаването на потребителски акаунт. Приложението е функционално веднага след инсталирането и ви позволява да подписвате по електронен път толкова документи, колкото искате, без изобщо да правите изненадващи разходи.

SIGNply е съвместим само с PDF формат. Изразяваме съжаление за липсата на вграден скенер и невъзможността да се промени мястото, където се съхраняват подписаните документи. От друга страна, ние осъзнаваме, че е бързо и лесно за научаване, когато просто трябва да изберете иконата "Перо" за достъп до модула за графика. Всеки скициран подпис може да бъде преоразмерен и преместен в документа преди окончателното потвърждаване. Интегрираните опции за споделяне (поща, незабавни съобщения, облак) улесняват прехвърлянето на файлове.

Ако не е позволено да добавяте текст чрез SIGNply , въпреки това е възможно да персонализирате разширените параметри на подписването (самоличност на автора, причина, времева марка). Бързото сканиране чрез Adobe Reader или чрез услугата за валидиране на подписи на Европейската комисия ще потвърди валидността и автентичността на подписа, който се появява в документа (надежден източник, срок на годност, информация за сертификата).